Wanneer een project volledig is uitgevoerd is het belangrijk deze ook financieel af te sluiten om overzicht te houden over alles wat daadwerkelijk lopend is. Met het financieel afsluiten van een project wordt saldo ‘onderhanden werk’ (OHW) definitief overgeboekt naar het resultaat. Daarnaast wordt een afgesloten project geblokkeerd tegen het aangaan van nieuwe financiële verplichtingen. Wanneer je een project financieel wilt afsluiten wordt er eerst gekeken of er nog lopende zaken zijn die jouw aandacht nodig hebben. Denk voorbeeld aan uren die nog goedgekeurd moeten worden of facturen die nog verstuurd moeten worden.
Alvorens een project financieel mag worden afgesloten, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Alle bestelorders zijn volledig gefactureerd (of geannuleerd of niet geaccepteerd);
- Alle inkoopfacturen zijn verwerkt;
- Alle magazijntransacties (op project- of werkorder niveau) zijn definitief;
- Alle onderliggende opdrachten zijn afgehandeld;
- Alle weekstaten met urenregels gerelateerd aan het project zijn goedgekeurd door de administratie;
- Alle memoriaal- en kas/bank boekingen gerelateerd aan het project zijn verwerkt;
- Er zijn geen lopende activiteiten meer;
- Alle activiteiten moeten de status gereed of vervallen hebben.
- Er zijn geen openstaande werkorders meer;
- Alle werkorders moeten de status afgehandeld of vervallen hebben.
- Er mogen geen bestellijstregels zijn met een aantal ‘te bestellen’ > 0;
- Er mogen geen regiemutatie-regels zijn met een aantal ‘te factureren’ > 0.
Om je als gebruiker te helpen kan je in het tabblad Openstaand een overzicht opvragen van alle nog openstaande projectonderdelen:
Door het aanpassen van de status van het project naar administratief gereed zal het project worden afgesloten:
Hierna is het niet meer mogelijk om:
- De status van het project nog aan te passen;
- Bestellijstregels aan te maken, wijzigen of verwijderen;
- Aanmaken van nieuwe bestelorders;
- Aanmaken, wijzigen of verwijderen van een inkoopfactuurregel op project(activiteit);
- Aanmaken inkoopfactuur vanuit WhiteVision;
- Aanmaken magazijntransacties (op project- of werkorderniveau);
- Opdrachten koppelen aan het project;
- Nieuwe activiteiten aan te maken;
- Nieuwe werkorders aan te maken;
- Regiemutatieregels aan te maken, wijzigen of verwijderen;
- Budgetregels aan te maken, wijzigen of verwijderen;
- Aanmaken, wijzigen of verwijderen van een memoriaalregel op project(activiteit);
- Aanmaken, wijzigen of verwijderen van een kas/bank regel op project(activiteit);
- Het is alleen nog mogelijk om af te letteren vanaf een financiële kas/bank regel én als de kas/bank header nog niet de status ‘verwerkt’ heeft.
- Uren boeken op een werkorder van het project.
Let op!
Om er voor te zorgen dat gekoppelde opdrachten daadwerkelijk worden afgesloten is het belangrijk dat de status ‘afgehandeld administratie’ wordt toegepast. Deze dient in de statustabel van de opdracht te zijn ingericht:
