Aanleiding
Om het inkoopproces verder te automatiseren, is het nu mogelijk om bestelorders digitaal te versturen via XML. Dit sluit aan bij de standaard in de branche en maakt het bestellen sneller en minder foutgevoelig. Voorheen moest je bestellingen vaak handmatig of via mail versturen. Nu verloopt dit proces grotendeels automatisch, wat tijd en handelingen scheelt.
Aanpassing
Je kunt nu bij een leverancier instellen dat bestelorders standaard via XML worden verzonden. Uiteraard is het dan belangrijk dat de leverancier ook XML berichten ondersteunt.
Zodra deze verzendwijze is gekozen, worden nieuwe bestellingen automatisch op deze manier verstuurd. Wanneer de xml-order is verzonden krijgt de bestelorder de status “Verzonden.”
Lukt het versturen via XML niet? Dan schakelt het systeem automatisch over naar e-mail. De verzendwijze wordt dan automatisch aangepast.
Daarnaast haalt het systeem elke 10 minuten automatisch orderbevestigingen op. Als er geen afwijkingen zijn, wordt de bevestiging automatisch verwerkt en krijgt de bestelling de status
‘Geaccepteerd zonder wijzigingen’.
Zijn er wel afwijkingen, dan zie je dit via een signaal in het scherm. Je dient dan zelf te kiezen of je de order accepteert of contact opneemt met de leverancier om deze te annuleren.
Er is ook een handig filter toegevoegd om snel te zien welke orderbevestigingen nog aandacht nodig hebben.
Aandachtspunten
Dit betreft een optionele functionaliteit. Wil je hiervan gebruik maken? Neem dan contact op met je accountmanager.
Daarnaast dient iedere koppeling klant – leverancier ingericht en getest te worden, voordat deze in productie gebruikt mag worden.
De kans is groot dat aanpassingen nodig zijn in de software om alle scenario’s goed te kunnen ondersteunen. De kans dat na een test de leverancier direct in productie via XML besteld kan worden, is klein.
Klanten zullen zelf (test)accounts moeten aanvragen bij de leveranciers waarbij er via xml moet kunnen worden besteld.
Houd er rekening mee dat in sommige situaties nog niet alles vlekkeloos verloopt:
- De vertaling van bestel- naar gebruikseenheden klopt nog niet altijd bij automatisch toevoegen aan middelenbeheer.
- Bij bestellingen op vrijdag wordt nog geen rekening gehouden met niet-werkbare dagen in de leverdatum.
- Als een leverancier een order niet kan verwerken (bijvoorbeeld door een onbekend artikel), ontvang je daar niet altijd een duidelijke melding van.
- Tijdens testen met Rexel moet een afwijkend GLN-nummer worden gebruikt om orders correct te verwerken.
- Voorlopig kunnen we slechts 1 orderbevestiging per bestelorder verwerken. Als meerdere orderbevestigingen verstuurd worden, dan wordt de nieuwe informatie niet getoond in de applicatie.