Aanleiding
Als uitbreiding op de reeds eerder beschikbaar gekomen Base-integratie leveren we vanaf deze release ook de Extended-integratie op tussen ActoBusiness en WhiteVision. Met de Extended-integratie bieden we klanten de mogelijkheid om inkoopfacturen nog verder geautomatiseerd te verwerken en kan daarmee nog meer tijd worden bespaart t.o.v. de Base-integratie.
Aanpassing
In de Base-integratie wordt de inkoopfactuur, nadat deze in WhiteVision is goedgekeurd, doorgezet naar ActoBusiness. Daarbij wordt enkel alleen de kop van de factuur met 1 factuurregel aangemaakt. In ActoBusiness kan de gebruiker deze verder verbijzonderen indien gewenst.
In de Extended-integratie wordt de inkoopfactuur uit WhiteVision zo volledig mogelijk naar ActoBusiness doorgezet. Dat wil zeggen dat, indien de inkoopfactuur meerdere regels bevat, deze allemaal worden doorgegeven aan ActoBusiness. Daarbij wordt tevens per regel ook al het juiste grootboeknummer en afdeling meegegeven als het een financiële factuur betreft. Wanneer het een inkoopfactuur betreft t.b.v. een kostendrager (opdracht, project of contract) worden, indien het bestelordernummer bekend is, de bijbehorende bestelorderregels overgenomen naar de inkoopfactuur inclusief de juiste kosten- en subkostendrager. Als de inkoopfactuur daarmee volledig en correct is kan deze vervolgens automatisch worden verwerkt in ActoBusiness, zonder tussenkomst van de gebruiker.
Om dit mogelijk te maken wordt verschillende data tussen ActoBusiness en WhiteVision uitgewisseld op basis van een API, namelijk:
- Crediteuren van ActoBusiness naar WhiteVision
- Grootboekrekeningen van ActoBusiness naar WhiteVision
- Bestelordernummers van ActoBusiness naar WhiteVision
In WhiteVision wordt daarmee de binnenkomende inkoopfactuur, zoveel als mogelijk automatisch verrijkt en doorgegeven aan ActoBusiness wanneer deze is goedgekeurd.
Bovenstaande informatie wordt periodiek (standaard 1x per dag) op basis van een zogenaamde system flow geëxporteerd uit ActoBusiness naar WhiteVision.