Aanleiding
Bij verzamelfacturen was het eerder niet mogelijk om vooraf te controleren welke documenten werden meegestuurd. Hierdoor ontstond soms onduidelijkheid en waren extra handelingen nodig om fouten te herstellen. Met deze verbetering krijg je vooraf inzicht in alle bijlagen en bepaal je zelf welke documenten worden gemaild. Dit maakt het proces duidelijker en voorkomt verrassingen achteraf.
Aanpassing
Er zijn twee nieuwe taken toegevoegd:
- Aanmaken verzamelfactuur bijlage
Hiermee worden rapportages zoals ‘Verzamelfactuur’ en ‘Verzamelfactuur specificatie’ aangemaakt, samen met de bijbehorende procesdocumenten. Deze documenten zijn zichtbaar in het scherm ‘Bijlage’. - Financiële transactie valideren
Hiermee kun je een onvolledige journaalpost opnieuw valideren.
In het scherm ‘Bijlage’ kun je nu:
- Alle documenten bekijken voordat ze gemaild worden.
- Met het vinkje ‘Mailen’ aangeven welke documenten verstuurd moeten worden. Standaard staat dit vinkje aan.
Bij het versturen van e-mails of het omzetten van de status naar ‘Definitief’ worden alleen de documenten met het vinkje ‘Mailen’ meegestuurd.
Bij het omzetten van de status naar ‘Definitief’ worden ook de gekoppelde documenten in het scherm ‘Documenten’ automatisch gemaild.
Als de taak ‘Aanmaken verzamelfactuur bijlage’ nog niet is uitgevoerd, gebeurt dit automatisch op de achtergrond bij het versturen van de mail of het omzetten van de status naar ‘Definitief’. Zo ben je er zeker van dat alle benodigde documenten altijd worden meegestuurd.
Aandachtspunten
- Controleer of de inrichting van procesdocumenten voor ‘Factuurvoorstel’ en ‘Verzamelfactuur’ correct is.
- Documenten die gekoppeld zijn aan een contract, onderhoudsbeurt of verkooporder kunnen nu ook toegevoegd worden als procesdocument.
- De standaardinstelling van het vinkje ‘Mailen’ staat altijd aan, maar je kunt dit aanpassen per document.
- Bij het versturen van de mail of het omzetten van de status naar ‘Definitief’, worden alleen ‘rapportage Verzamelfactuur’ en ‘Verzamelfactuur specificatie’ aangemaakt, samen met de bijbehorende procesdocumenten voor de verzamelfactuur specificatie waar nog geen bijlages zijn gekoppeld als de taak ‘Aanmaken verzamelfactuur bijlage’ al een keer is uitgevoerd.