Aanleiding
Soms wil je documenten beschikbaar maken voor een externe partij, zoals een klant of partner die via een extern portaal meekijkt. Denk aan rapporten, overeenkomsten of andere belangrijke stukken die je wilt delen, maar alleen als ze echt klaar zijn voor publicatie. Tot nu toe ontbrak een manier om documenten gericht te selecteren en veilig beschikbaar te stellen via een externe koppeling.
Met deze nieuwe functie bepaal jij zelf welke documenten je deelt, wanneer, en met wie. Zo houd je grip op wat je publiceert en voorkom je dat onvolledige of foutieve documenten worden ingezien.
Aanpassing
Per relatie kun je nu instellen welke documenttypes je beschikbaar wilt maken voor externe portalen. Zodra een document wordt gegenereerd of gekoppeld, komt het – mits het voldoet aan jouw inrichting – automatisch in het overzicht ‘Portaal documenten’ te staan in ‘Mijn werkruimte’.
Hier kies je zelf welke documenten je publiceert via de taak ‘Publiceer document’. De software zet het document vervolgens om in een beveiligd formaat (BASE64) en verrijkt het met extra gegevens. Daarna krijgt het document de status ‘Gepubliceerd’. Externe (portaal) software kan het document dan veilig opvragen via een API van het externe systeem.
Wil je juist voorkomen dat een document wordt gedeeld? Dan kies je voor de taak ‘Document niet publiceren’. Zo houd je volledige controle over welke informatie je deelt.
Aandachtspunten
De koppeling met externe software werkt pas nadat de systemflow is ingeschakeld. Deze staat standaard uit. Laat je accountmanager weten als je hier gebruik van wilt maken.
ActoBusiness levert zelf geen portaalfunctionaliteit mee. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor het beschikbaar maken van een geschikt extern portaal dat de documenten uit ActoBusiness op kan halen zodat ze kunnen worden ontsloten. Overleg eventueel met je IT-partner voor een passende oplossing.