Aanleiding
Veel gebruikte artikelen/producten in calculaties, bestellingen of facturen kunnen centraal worden opgeslagen en beheerd in Middelenbeheer. Hieraan kunnen ook prijzen, verkoopteksten, technische kenmerken en documenten worden gekoppeld. Het was al mogelijk artikelen en producten in Middelenbeheer te importeren vanuit een zogenaamd PAB-bestand (o.a. op te vragen bij 2BA). Nadeel hiervan is dat er vaak meer artikelen/producten worden geïmporteerd dan in werkelijkheid nodig is. Dat komt omdat bij het aanmaken van dit bestand het moeilijk is vooraf exact aan te geven welke artikelen/producten hierin moeten worden meegenomen. Dit leidt daardoor tot een grote hoeveelheid artikelen en producten in Middelenbeheer waardoor het zoeken en vinden van het gewenste artikel/product voor de gebruiker moeilijker wordt.
Wijziging/verbetering
Het is nu mogelijk om bij het gebruik van SelectOnline in de Bestellijst, Calculatie of Recepten de geselecteerde Artikelen op de achtergrond automatisch in Middelenbeheer op te slaan, wanneer deze daar nog niet in voorkomen. Daarbij wordt achtereenvolgens de volgende acties uitgevoerd:
- Artikel wordt aangemaakt
- Bijbehorende Product wordt aangemaakt
- Bijbehorende Product klasse wordt geactualiseerd
Let op!
Wanneer je een artikel via SelectOnline in de Werkorder App registreert, zal deze nu nog niet automatisch in Middelenbeheer worden opgeslagen. Dit staat voor een toekomstige release op de planning.
Aandachtspunten
Deze functionaliteit kan per bedrijf worden in- of uitgeschakeld middels de bedrijfsinstelling Vrije middelen automatisch toevoegen aan middelenbeheer.
Afbeelding 3: Bedrijfsinstelling Vrije middelen automatisch toevoegen aan middelenbeheer.
Het Artikel wordt alleen toegevoegd als de leverancier van het Artikel ook voorkomt in ActoBusiness. De leverancier moet als Relatie bestaan, de relatiesoort leverancier hebben en de juiste GLN-code hebben.
Voor het toevoegen van het Product geldt hetzelfde voor de Fabrikant.
Doordat het Artikel nu in Middelenbeheer is opgeslagen, zal de actualiseer-taak in de Bestellijst geen functie meer hebben. Het actueel houden van de Artikelen en Producten in Middelenbeheer gebeurt nog steeds via het importeren en verwerken van een PAB-bericht. Dit kan nu overigens een groot PAB-bericht zijn, mits de optie gebruikt wordt om alleen bestaande artikelen en producten bij te werken.
Het actueel houden van de Condities (kortingen) dient ook nog steeds te gebeuren via het importeren en verwerken van een ICC-bericht.